Autorizzazione per diffusione immagini, suoni e testimonianze

Informazioni e consenso

Informazioni da fornire e autorizzazione per diffusione immagini, suoni e testimonianze – Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) e richiesta di autorizzazione per la diffusione di immagini, dichiarazioni, suoni, testimonianze.

Identità e contatti del titolare del trattamento:

ActionAid International Italia E.T.S. – Via Carlo Tenca, 14 – 20124 Milano C.F.  09686720153, tel.: 02.74.200.1, e-mail [email protected] (di seguito: “Titolare” o “AA”).

Contatti del Data Protection Officer: [email protected]

Fonte e finalità del trattamento:

I dati personali conferiti sono raccolti direttamente presso l’interessato/a e consistono in dati di identificazione personale, nonché eventuali dati relativi al luogo di domicilio o di residenza. Per la precisione, il trattamento è finalizzato a:

1. Diffusione di immagini in formato video o fotografico, testimonianze e dichiarazioni per far conoscere le attività istituzionali o le testimonianze di rapporto con il Titolare al pubblico, attraverso vari canali di comunicazione (on-line e off-line) e formare archivi storici degli eventi di AA. Dette riprese saranno eseguite da AA o da terzi a ciò incaricati o direttamente riprese dalla persona cui sono riferiti. La diffusione avrà il fine di diffonderli al pubblico – su proprio materiale informativo e publi-redazionale, e/o sito Internet, canali social o in occasione di nostri eventi pubblici o su media quali carta stampata e TV e altri canali di diffusione digitali e non destinati al pubblico, nonché per utilizzare le immagini su gadget, magliette, poster o altro che richiami AA – per far conoscere e documentare iniziative, progetti e attività istituzionali. Detti dati non saranno utilizzati per ulteriori finalità;
2. Per fini di tutela dei diritti di AA o di un terzo in sede giudiziaria per accertamento, prevenzione e repressione di reati.

Modalità del trattamento:

1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati;
2. Per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati potranno essere trattati da AA attraverso elaborazione – parziale o totale – per costruire altri materiali di comunicazione anche in abbinamento a contenuti già disponibili;
3. AA garantisce che testimonianze e dichiarazioni, suoni e immagini saranno diffusi per i soli scopi consentiti dalle leggi vigenti, nonché nel rispetto del decoro, della dignità e della reputazione delle persone coinvolte. Laddove si intenda comunque mantenere l’anonimato ci si potrà rivolgere ad AA, ai recapiti sottoindicati, affinché siano adottate tecniche idonee a oscurare, sfocare o in altro modo evitare il riconoscimento univoco della persona.

Base giuridica del trattamento:

In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

1. Per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono rappresentate da: (i) consenso (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR, da prestare dal titolare della responsabilità genitoriale in caso di minori; (ii)  legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di AA o di un terzo per rappresentare al pubblico proprie iniziative e progetti e diffondere le testimonianze di relazione con AA, al fine di sensibilizzare sulle proprie cause, nonché per creare un archivio storico delle iniziative da diffondere al pubblico per far conoscere l’evoluzione delle attività istituzionali di AA. Per la precisione, tale legittimo interesse sta nel diffondere la propria missione. Inoltre, sono applicabili le Regole deontologiche relative al trattamento di dati personali nell’esercizio dell’attività giornalistica del 29 novembre 2018;
2. Per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il legittimo interesse (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di AA o di un terzo per accertare, far valere e difendere un diritto in sede giudiziaria.

Criteri della raccolta dei dati:

Tutti i dati atti all’identificazione della persona sono di conferimento obbligatorio quale prova di accertamento dell’identità della persona ripresa e che ha acconsentito alla produzione dei materiali comunicazionali. Le immagini in formato video, fotografico e testimonianze o dichiarazioni, se non avvalorate da consenso, nel caso di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, non saranno trattate da AA, se non in modo tale da non far riconoscere (es.: con oscuramento o distorsione o anonimizzazione delle dichiarazioni e testimonianze) la persona: ciò è stato considerato nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli/delle interessati/e. Inoltre, AA ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per le finalità sopra esposte.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento:

1. Le persone autorizzate al trattamento preposti a: attività istituzionali, comunicazione, area raccolta fondi, sistemi informativi e di sicurezza dei dati;
2. Potrebbero essere comunicati a Forze dell’Ordine, Autorità di Controllo e Magistratura (autonomi titolari del trattamento) su loro espressa richiesta o se imposto da legge o regolamento;
3. Potrebbero essere messi a disposizione di responsabili del trattamento per l’elaborazione e il montaggio di altri contenuti anche in combinazione con quanto già disponibile ad AA.

Ambito di comunicazione e di diffusione dei dati:

1. I dati saranno comunicati a terzi, in particolare Enti Pubblici, Organismi Istituzionali, Magistratura o Forze dell’Ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o laddove gli Organi di Controllo e giudiziari o di polizia ne impongano al Titolare la comunicazione o laddove il Titolare debba esercitare, far valere o difendere un proprio diritto o di un terzo nelle sedi competenti;
2. È prevista la diffusione dei dati in formato immagine e fotografico e testimoniale o dichiarativo, con o senza identificativi personali.

Periodo di conservazione dei dati:

In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione determinato è il seguente:

1. Per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, immagini in formato video o fotografico e testimonianze o dichiarazioni sono conservati fintanto che si ritiene che il contesto sia significativo per rappresentare le attività istituzionali di AA, ivi compresi eventi aperti al pubblico. Inoltre, saranno conservati per ulteriore periodo a fini di creazione di un archivio storico delle attività istituzionali di AA e successive attività di comunicazione;
2. Per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organi competenti.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE:

Il trattamento dei dati personali avviene su server di proprietà del titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR:

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale di Via Carlo Tenca, 14 – 20124 Milano o all’e-mail [email protected] si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo:

L’interessato/a ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: [email protected], utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Diritti di proprietà intellettuale:

Si prende atto AA non potrà ritenersi responsabile delle conseguenze dannose eventualmente derivanti dalla diffusione di testimonianze e dichiarazioni, suoni, delle immagini e/o foto con riferimento al soggetto ripreso, imputabili a violazioni commesse da soggetti terzi eseguite al di fuori di ogni controllo di AA.

Il sottoscritto/La sottoscritta prende atto che nessun compenso è dovuto a seguito dell’uso e diffusione delle testimonianze e dichiarazioni, dell’immagine e dei suoni in questione, né altro genere di remunerazione, economica e non.

Il materiale rimarrà di esclusiva proprietà di AA che godrà dei diritti di autore disciplinati dalla legge 22 aprile 1941, n. 633, come modificata dal decreto-legge 30 dicembre 2008, n. 207, convertito in legge, con modificazioni, dalla legge di conversione 27 febbraio 2009, n. 14 (“Protezione del diritto d’autore e di altri diritti connessi al suo esercizio”), senza limiti temporali.

Con l’apposizione di firma per consenso, anche per conto di minori, si autorizza e si approva quanto sopra esposto relativamente alle responsabilità sulla diffusione delle testimonianze, dei suoni e delle immagini riprese e si autorizza l’uso e la diffusione delle immagini, testimonianze, suoni per gli scopi illustrate nelle informazioni da fornire.