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Privacy GDPR – Art.13

Informazioni da fornire ex art. 13 – GDPR
Donazioni online / off-line

Identità e contatti del titolare del trattamento:

ActionAid International Italia E.T.S. – Via Carlo Tenca, 14 – 20124 Milano C.F.  09686720153, tel.: 02.74.200.1, e-mail [email protected] (di seguito: “Titolare” o “AA”).

Contatti del Data Protection Officer: [email protected]

Fonte dei dati e finalità del trattamento:

I dati personali conferiti nelle fasi di contatto e di potenziale o effettiva donazione sono raccolti direttamente presso l’interessato/a (genericamente “donatore/donatrice”).

Sono trattati per le seguenti finalità:

  1. Eseguire obblighi precontrattuali e contrattuali, e, nella fattispecie, gestire i contatti di approfondimento e la donazione in tutte le sue fasi ed attività a ciò strumentali (quali, esemplificativamente, comunicazioni sulla donazione e regolarità nella sua attivazione o variazioni comunicate dal donatore, riepiloghi di donazione, emissione ricevute di donazione per deducibilità fiscale, e informazioni sui progetti);
  2. Ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea. In particolare, i dati di donazione e codice fiscale saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato laddove il donatore non abbia esercitato, formalmente, il proprio diritto di opposizione per le donazioni effettuate entro il 31/12 dell’annualità in cui la donazione è stata erogata;
  3. Eseguire attività di marketing diretto con contatti promozionali, informativi e istituzionali sui nostri progetti, eventi divulgativi e istituzionali, iniziative di raccolta fondi, azioni di sensibilizzazione, sondaggi e ricerche;
  4. Eseguire attività marketing diretto con profilazione connessa al marketing diretto in base a preferenze, interessi e comportamenti di donazione e azioni correlate;
  5. Eseguire elaborazioni statistiche sulle donazioni e azioni correlate.

Modalità del trattamento:

  1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati;
  2. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto di cui ai punti 3. e 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, il Titolare utilizza i recapiti di contatto forniti dal/dalla donatore/trice stesso/a, e le modalità di contatto di cui prevalentemente si avvale. Il numero di telefono conferito sarà utilizzato per le finalità di cui ai punti 3. e 4., “Fonte e finalità del trattamento” soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente ad AA per tali contatti. I contatti telefonici potranno avvenire anche senza il riscontro al “Registro Pubblico delle Opposizioni” fintanto che il rapporto di donazione è attivo o decorso un periodo di non oltre 30 giorni dalla sua cessazione;
  3. I contatti di cui ai punti 3. e 4. del capitolo “Fonte dei dati e finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: posta cartacea, telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (es.: e-mail, Sms), nonché con sistemi di messaggistica istantanea (es.: WhatsApp);
  4. Per le finalità di cui al punto 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, miranti a operazioni di marketing diretto con profilazione, AA analizzerà, con procedure elettroniche, le preferenze, gli interessi e le caratteristiche personali dell’interessato. Pertanto, il Titolare eseguirà elaborazioni che comporteranno la selezione delle informazioni archiviate sulla persona, affinché questa sia contattata per esporre iniziative, azioni, attività e progetti, campagne di raccolta fondi di suo interesse ed in linea con il suo profilo ed essere coinvolta in sondaggi e ricerche che la interessano, evitando di essere disturbata da contatti non graditi;
  5. Le finalità di cui al punto 5., “Fonte dei dati e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile;
  6. Il codice fiscale conferito dal donatore è utilizzato per l’emissione della ricevuta di donazione a fini di deducibilità fiscale, nonché, per trasmetterlo all’Agenzia delle Entrate se il/la donatore/trice non si sia formalmente opposto/a comunicandolo ad AA.

Base giuridica del trattamento:

  1. Per le finalità di cui al punto 1., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato/a. Nella fattispecie, per dar corso alle fasi propedeutiche alla donazione e all’adesione alla donazione in tutte le sue fasi, con comunicazioni amministrative e gestionali sulla medesima;
  2. Per le finalità di cui al punto 2., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi legali cui il Titolare è soggetto. Per la trasmissione del codice fiscale ed elementi di donazione all’Agenzia delle Entrate, la base giuridica è, nella fattispecie, il provvedimento n. 34431 dell’Agenzia delle Entrate – Comunicazione all’anagrafe tributaria dei dati relativi alle erogazioni liberali ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 30 gennaio 2018;
  • Per le finalità di cui al punto 3. “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di AA nel mantenere attivo il rapporto instaurato dal/dalla donatore/trice che, contribuendo con la donazione e azioni correlate, ha manifestato gradimento e condivisione delle nostre cause a sostegno dei diritti e delle libertà dei bambini in stato di bisogno. Il Titolare informerà, dunque, la persona sulla propria attività e, in particolare, su quali sono i progetti che potrebbero essere finanziati con contributi economici o sulle azioni di sensibilizzazione che si ritiene utile far conoscere per dimostrare il proprio costante impegno nella realizzazione della propria missione; inoltre contatterà la persona per richiedere opinioni sui servizi erogati coinvolgendola in sondaggi e ricerche. Tali contatti permetteranno alla persona di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dalle aspettative della persona a ricevere informazioni che riguardano temi di suo interesse e, pertanto, di suo manifestato gradimento, attivandosi con la donazione e azioni correlate e, dunque, condividendo le cause di AA;
  • Per le finalità di cui al punto 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il consenso dell’interessato/a (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR), o formula analoga inequivocabile;
  • I contatti promozionali a mezzo di posta elettronica sono, altresì, sostenuti dalla base giuridica di cui all’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che permette l’invio di e-mail finalizzate alla proposta promozionale di prodotti e servizi analoghi a quelli attivati dall’interessato/a all’indirizzo di posta elettronica conferito, con il diritto dell’interessato/a ad opporsi a tali invii, in qualsiasi momento;
  • Per le finalità di cui al punto 5., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di AA per valutare le caratteristiche delle persone che hanno interesse per le attività istituzionali di AA. Ciò permetterà al Titolare di analizzare anonimamente la propensione alla donazione e le sue caratteristiche al fine di migliorare, integrare o modificare le modalità e la presentazione di nuove forme di sostegno economico.

Criteri della raccolta dei dati:

Sono da considerarsi di carattere obbligatorio di conferimento i dati identificativi e di contatto, l’importo di donazione, poiché in loro assenza non potrà essere attivata la donazione né gestita amministrativamente. Sono obbligatori anche i dati connessi alle azioni correlate alla donazione. Il codice fiscale può essere conferito facoltativamente, qualora il/la donatore/trice intenda richiedere una ricevuta di donazione per deducibilità fiscale. Inoltre, fatto salvo il diritto di opposizione, sarà trasmesso all’Agenzia delle Entrate per la gestione del mod. 730 precompilato. I restanti dati sono di conferimento facoltativo e in loro assenza il/la donatore/trice avrà comunque diritto di concludere il rapporto di sostegno economico. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli/delle interessati/e. Inoltre, AA ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’interessato perseguire le finalità intese.

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento:

  1. Le persone autorizzate al trattamento sono preposte al servizio donatori, alle attività istituzionali, all’amministrazione, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati;
  2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 1., 3., 4. e 5., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”;
  3. I dati saranno anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione delle donazioni o attività amministrative connesse (es.: istituti bancari), e, per quanto qui non indicato, tenuti a rendere le informazioni da fornire ex art. 13, GDPR. I trattamenti da loro eseguiti concernono le finalità di cui ai punti 1. e 2., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”.;
  4. Possono essere comunicati da Enti Pubblici, Magistratura o Forze dell’Ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento;
  5. I dati di donazione e codice fiscale del/della donatore/trice saranno trattati dall’Agenzia delle Entrate, in forza di legge, per la gestione del mod. 730 precompilato, nella sua qualità di autonomo titolare del trattamento, se il/la donatore/trice non ha richiesto espressamente ad AA o all’Agenzia delle Entrate di opporsi a tale operazione.

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati:

  1. I dati del/della donatore/trice (e specifiche di donazione) saranno comunicati ai soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, che gestiscono la transazione relativa circuiti delle carte di credito, istituti bancari o postali), in funzione della modalità di pagamento scelta dal donatore;
  2. I dati non sono comunicati ad altre associazioni, né società né enti per loro finalità di marketing diretto o profilazione;
  3. I dati potrebbero essere comunicati a Forze dell’Ordine, alla Magistratura o Organi di Controllo per loro attività istituzionali, su loro espressa richiesta o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare o di un terzo;
  4. I dati di donazione e codice fiscale del donatore saranno comunicati all’Agenzia delle Entrate, in forza di legge, per la gestione del mod. 730 precompilato, nella sua qualità di autonomo titolare del trattamento, se il/la donatore/trice non ha richiesto espressamente ad AA di opporsi a tale operazione;
  5. I dati non sono e non saranno oggetto di diffusione, fatto salvo il preventivo consenso dell’interessato/a.

Periodo di conservazione dei dati:

  1. Per le finalità di cui al punto 1. “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo temporale necessario per dare esecuzione alla donazione, azioni correlate o alle obbligazioni precontrattuali (es.: richieste su come attivare la donazione), in tutte le fasi. Pertanto, la conservazione per tali scopi si manterrà fintanto che il/la sostenitore/trice ha attivo il rapporto donativo o suo rinnovo;
  2. Per le finalità di cui al punto 2. “Fonte dei e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto. Per fini amministrativi, fiscali e contabili, dunque, i dati sono conservati per un periodo di n.10 (dieci) anni;
  3. Per le finalità di cui al punto 3. “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i dati sono conservati per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il/la donatore/trice ed informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi a sostegno della nostra missione a favore dei bambini, permettendo ad AA di proseguire, legittimamente, la propria attività benefica fintanto che si ritiene che il/la donatore/trice condivida i nostri principi. Tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’utente manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni da AA, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. AA adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona;
  4. Per le finalità di cui al punto 4., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i dati sono conservati fintanto che il profilo del/della donatore/trice è in linea con i contatti personalizzati creati attraverso l’incrocio delle informazioni a nostra disposizione e, dunque, fintanto che AA ritiene siano di interesse del/della donatore/trice perché ne rispecchiano le caratteristiche e i comportamenti e sono, dunque, di suo specifico gradimento. La conservazione verrà meno se si manifesta opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali effettuato per la profilazione connessa al marketing diretto (si veda “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”);
  5. Per le finalità di cui al punto 5., “Fonte dei dati e finalità del trattamento”, i dati personali conservati per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE:

Il trattamento avviene su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR:

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale di Via Carlo Tenca, 14 – 20124 Milano o all’e-mail [email protected], si possono esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni di marketing e informazioni istituzionali anche limitatamente ad uno o più strumenti di contatto, e opporsi alla profilazione connessa al marketing diretto. In qualsiasi momento, si può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati saranno comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo:

L’interessato/a ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: [email protected], utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.